Certificatele de stare civilă se eliberează, la cerere, persoanei îndreptăţite, personal sau prin împuternicit cu procură specială, pe baza înregistrărilor şi a menţiunilor înscrise în registrele de stare civilă.
Cetăţenilor români cu domiciliul în România li se eliberează certificatul de stare civilă în baza actul de identitate aflat în termen de valabilitate.
Minorii în vârstă de peste 14 ani, care au act de identitate, solicită şi primesc certificatul de naştere în nume propriu ori prin împuternicit cu procură specială iar cei care nu au avut niciodată act de identitate, solicită eliberarea certificatului de naştere în nume propriu, asistaţi de unul dintre părinţi sau, după caz, de tutore, care semnează cererea.
În cazul persoanelor majore a căror naştere a fost înregistrată tardiv ca urmare a punerii în aplicare a hotărârii judecătoreşti definitive şi după caz irevocabile, certificatul de naştere se eliberează, la solicitarea titularului prin cerere adresată structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P./unităţii administrativ teritoriale care a efectuat verificările în dosarul privind înregistrarea tardivă a naşterii.
Cetăţenilor români cu domiciliul în străinătate şi cetăţenilor străini ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în ţară li se eliberează certificate pe baza paşaportului; dacă paşaportul este expirat, structura de stare civilă efectuează verificări la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., prin care se stabilesc datele cu care cetăţeanul român este înscris în R.N.E.P.; eliberarea certificatului de stare civilă se face în baza acestor verificări şi a paşaportului expirat sau a titlului de călătorie, după caz.
Cetăţenii români cu domiciliul în străinătate ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în ţară şi au paşaportul românesc pierdut/furat/deteriorat sau nu au avut niciodată paşaport românesc li se elibereazã certificate pe baza documentului valabil eliberat de autorităţile străine.
Persoanele arestate sau aflate în detenţie depun la serviciul de stare civilă pe raza căruia se află locul de detenţie cererea de eliberare a certificatelor de stare civilă, prin administraţia locului de detenţie care certifică şi identitatea solicitantului.
Certificatul de naştere se elibereazã titularului actului sau reprezentantului legal, personal sau prin împuternicit cu procură specialã.
Certificatul de căsătorie se poate elibera unuia dintre soţi sau, la cerere, ambilor soţi. Pentru soţul supravieţuitor sau, în caz de divorţ, pentru motive întemeiate, se pot elibera certificate de căsătorie, cu menţiunile corespunzãtoare.
Certificatul de deces se elibereazã membrilor familiei sau altor persoane îndreptăţite.